El aumento de la actividad de Chapistería Star ha venido acompañado de importantes cambios en la estructura del negocio. Además de estrenar nuevas instalaciones, el taller ha reforzado su equipo hasta alcanzar los 24 profesionales, entre los que figuran cinco electromecánicos y seis pintores. Javier Ferrer y Óscar Marco, gerentes de la empresa, han liderado este proceso de crecimiento, apostando al mismo tiempo por la profesionalización de la gestión y la incorporación de herramientas tecnológicas que contribuyen a mejorar la eficiencia y la competitividad del negocio de la mano de Connection Soft Service.

La última decisión de la gerencia de la compañía en este sentido ha sido apostar por iPlanner para digitalizar y optimizar la gestión de tareas en el taller. El propio Óscar Marco nos cuenta, en primera persona, los beneficios que ha experimentado su equipo al cambar la gestión tradicional de cargas de trabajo en el taller por el uso del planificador digital en modelo Kanban desarrollado por CSS. Y es que con una media de 150 vehículos reparados a la semana, y alrededor del 70% de la carga de trabajo vinculada a compañías de seguros, la gestión diaria de las operaciones del taller suponía un gran desafío para el equipo de Chapistería Star y un notable ejercicio de coordinación.

Del papel y el casillero a la tablet

“Hasta la llegada de iPlanner, la organización de tareas en el taller se realizaba de forma tradicional, recurriendo al papel y al típico casillero asignado a cada operario”, comenta Óscar Marco. “Por cada vehículo que entraba en nuestras instalaciones, imprimíamos una hoja de trabajo en la que se registraban las operaciones a realizar. Un soporte físico que planteaba limitaciones y favorecía ineficiencias y errores que al final impactaban en los resultados del negocio. Con iPlanner, nos hemos liberado de las servidumbres y limitaciones del papel digitalizando por completo nuestros flujos de trabajo desde la recepción del vehículo hasta su entrega, lo que no solo nos ayuda a reducir el tiempo de intervención en los vehículos, mejorando la coordinación del equipo y la supervisión de los trabajos, sino que nos ha ayudado a reducir errores y a incrementar nuestra productividad”.

“La operativa diaria del taller es ahora más visual e inmediata. No tengo que ir a buscar una hoja en papel cuando quiero consultar el estado y particularidades de una reparación o valorar qué intervenciones priorizar para cumplir con los objetivos de entrega del taller. Con iPlanner, el equipo y la gerencia comparten información en tiempo real sobre la evolución de los trabajos en curso y es más fácil reorganizar tareas. Más en un entorno como el del taller en el que es habitual que surjan imprevistos”, añade.

Pensemos, nos plantea Óscar, en una reparación en curso en la que hay que incluir un determinado recambio no previsto o hacer un cambio de ruedas no presupuestado. “Antes, el operario tenía que incorporar a la orden de reparación en papel las nuevas intervenciones y referencias utilizadas, lo que implicaba un seguimiento posterior para que esos trabajos fueran correctamente registrados y facturados. Era trabajo que se acumulaba: tiempo invertido en revisar que esas incorporaciones a la OR se registraban y facturaban correctamente. Pero, ¿cuántas veces no se registraba correctamente esa información en el papel? ¿Cuántas operaciones no se facturaban correctamente por error?”, recalca.

No más bombillas sin cobrar

A todo ello es necesario añadir “la barrera que supone la dependencia de un soporte físico en papel”, añade Marco, “a nivel gerencial. Recuerdo tener que recopilar decenas de hojas al final de la semana para revisar, una a una, las operaciones realizadas para evitar errores, lo cual suponía una gran cantidad de tiempo. Ahora, el proceso es totalmente visual y la información accesible en remoto, y en tiempo real, desde casa. Cuando un trabajo se ha completado, automáticamente lo sabemos. Las hojas en papel se han sustituido por Ordenes de Reparación digitales que evolucionan al ritmo que lo hacen los trabajos en el taller e incorporando todas las intervenciones y materiales utilizados. Sin riesgo de error y ahorrándonos mucho tiempo. Es fácil imaginar lo que supone cuando hay intervenciones en vehículos en las que llegamos a meter más de 60 referencias”, subraya.

Puede parecer anecdótico, pero “¿cuántas bombillas se nos han ido sin cobrar?”, se preguntaba Marco. “Esto ahora ya no sucede. Cualquier cambio, cualquier incorporación a la OR es automático. iPlanner ha mejorado la comunicación entre departamentos, entre taller y oficina. Lo que se instala en el vehículo y se carga en la OR digital, queda automáticamente reflejado para su traslado a facturación”.

Los beneficios de iPlanner para un taller como Chapistería Star

Le pedimos a Óscar Marco que resumiera, a partir de su propia experiencia, las principales ventajas que otros talleres podrían encontrar digitalizando la gestión de las tareas en su taller con iPlanner.

“Hay dos ventajas evidentes. La primera y fundamental, obviamente, es que iPlanner ahorra tiempo y evita errores. Y el tiempo, en el taller, es oro.  Se trata de un sistema visual e intuitivo que a nivel de equipo agiliza las intervenciones facilitando la comunicación entre operarios, ya sea gestionando incidencias o aportando transparencia y trazabilidad de cada reparación. ¿El resultado? Menos errores, más productividad y tiempos de entrega más ágiles. A nivel de gerencia, nos da seguridad y control absoluto de lo que sucede en el taller. Sé cómo está cada coche sin levantarme de la silla. Imagina, simplemente, lo que supone no tener que revisar hoja a hoja las intervenciones semanales en el taller”, añade.

“Por otro lado, me gustaría destacar lo sencilla que ha sido la transición del modelo tradicional de gestión de tareas en el taller a iPlanner con la ayuda del equipo de CSS. El sistema es realmente flexible y configurable, por lo que ha sido fácil traducir las características concretas de nuestra operativa a un flujo de trabajo digital que nos ha ayuda a organizar y hacer más eficientes nuestros procesos. Y eso, al final, se nota en los resultados del taller y lo notan nuestros clientes”, concluye.